面接日程確定メールは返信しないで大丈夫？書き方や例文！

また、応募した企業から面接日程確定メールが届き、面接を受ける準備を進めますが、返信メールの正しい書き方や送り方は大丈夫ですか？

「企業から面接日程確定メールが届いたんだけど、返信はどうしたらいいんだろう？」

「返信しなくてもいいのかな？」

「どうしよう、メールの書き方がわからないよ」

「面接の日程を変更したい」

など、返信メールに関する疑問や不安が出てきます。

知ってるようで意外と知らない、ビジネスメールのマナーを確認してみましょう。

優秀な人材であっても、マナーが悪ければマイナスな印象を与えてしまいます。

面接日程確定メールが届いた時点から、面接は始まっていると心得てください。

今回は、面接日程確定メールに返信しないで大丈夫なのかについて徹底解説します。

返信メールの書き方や注意点についても詳しく紹介しますので、ぜひ参考にして面接前から人事に好印象を与えておきましょう。

面接日程確定メールは返信しなくても大丈夫？

いいえ、面接日程確定メールは返信しないといけません。

面接日程確定メールが届いたら、必ず返信をしましょう。

「面接日程確定メールが無事に届きました」「面接の日程はこの日で大丈夫です」という内容を、企業側に伝える目的でメールを返信します。

まず、メールの内容をよく読んでください。

内容を熟読すれば、返信するべき内容がわかってきます。

中には、返信不要と書かれているケースもあるので、臨機応変に対応しましょう。

面接日程確定メールの返信は、面接の一部だと思って取り組んでください。

面接日程確定メールに返信しないとどうなる？

面接日程確定メールの返信をしないでいると、メールが届いたのかもわからず、今後のスケジュールの調整にも関わってくるので企業側に迷惑をかけます。

企業側は複数の面接者の把握をしないといけないので、速やかなメール対応が望ましいのです。

今後の面接がスムーズに行えるように、速やかに面接日程確定メールの返信をしましょう。

送信専用アドレスからのメールの場合は？

送信専用メールアドレスからのメールの場合は、送信の必要はありません。

送信専用メールアドレスは、文末に「※このメールは送信専用のメールアドレスから配信されています。ご返信いただいてもお答えできませんのでご了承ください。」のような記載があります。

このように、メールは最後までしっかりと読まないとわからないことがあるので、特に大切なメールは熟読してください。

また、返信しても失礼にはならないので、間違って返信してしまっても問題ありませんよ。

面接日程確定メールへの返信の書き方

面接日程確定メールへの返信の基本的な書き方は、「宛名・冒頭挨拶文・名乗る・本文・結びの挨拶文・署名」の流れで作成します。

⑴ 【宛名】メールの書き出しには宛名を書きます。

⑵【冒頭挨拶文】お世話になります。

⑶【名乗る】〇〇大学の○○と申します。

⑷【本文】まずは、「面接の日時についてご案内いただき、ありがとうございます」と面接の日程について案内をしていただいた感謝を伝えます。

企業から日程の提示があり、問題なく確定出来る場合は、「ご指定いただきました◯月◯日11:00〜承知いたしました。」と日時に問題がない旨を伝えましょう。

「◯月◯日11:00〜に貴社へ伺わせて頂きます」と、日時と場所を繰り返します。

⑸ 【結びの挨拶文】「お忙しい中、日程の調節をして頂き誠にありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願いいたします」と感謝の言葉で締めくくります。

⑹ 【署名】メールの最後には必ず署名を入れる

本文では、「ご提示いただきました日程のうち、下記日程でお伺いさせていただけますでしょうか」と希望日を伝えます。

〇月〇日（〇）〇：〇〇～

上記日程でご検討の程お願い致します。当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。

など、希望日を伝え感謝の言葉で締めくくります。

面接日程確定メールには何を書く？

面接日程確定メールには、面接日時を確定、あるいは日程変更を依頼する旨を記載します。

面接日程確定メールへの返信の基本的な書き方は、
『宛先』→『冒頭挨拶文』→『名乗る』→『本文』→『結びの挨拶文』→『署名』の流れで作成します。

正式名称で宛名を記載する

宛名は、『会社名』『部署名』『担当者名』の順に正式名称で書いてください。

宛名書きの注意点は、『会社名』の株式会社は、省略せずに正しく記入します。

例えば、「株式会社〇〇」「〇〇株式会社」の株式会社の部分を（株）に省略しないように注意してください。

部署名や担当者名がわからない場合は、「採用ご担当者様」と記載して問題ありません。

名前を間違えたり省略したりするのは失礼にあたりますので、必ず正式名称で書きましょう。

冒頭挨拶文を記載する

本文に入る前に、一言『冒頭挨拶文』を記載しましょう。

いきなり要件に入るより丁寧さが伝わります。

書き出しは「お世話になっております」が基本形です。

初回のみ、「お世話になります」の後に氏名を記し「貴社採用面接に応募しております（氏名）です」と付け加えても良いですね。

自分の名前を名乗る

「〇〇大学の○○と申します」と自分の名前を名乗ります。

「○○と申します」と名乗るのは、主に初対面の場合に使われる表現。

面接日程確定メールの返信の場合は、初対面に当たるため名前の後は「申します」が自然です。

日程を調整してもらった謝意を伝える

「この度は、面接の日程についてのご連絡を頂きありがとうございます」など、日程を調整してもらった謝意を伝えましょう。

連絡いただいたことへのお礼があるかないかで、大きく印象が変わります。

謝意を伝えることは、社会人として身につけておきたいですね。

確定日時を自分でも記載する

お互いの認識違いを防ぐため、確定日時を自分でも記載してください。

万が一、都合が悪い日時だったり記憶違いなどに気づくことが出来ます。

指定された日時は、覚えておくべき一番重要な箇所です。

面接日程を間違えないように、再度確認しておきましょう。

結びの挨拶文を記載する

結びの挨拶文を記載するようにしましょう。

「お忙しい中、面接の日程をご調整頂き誠にありがとうございます。

当日は何卒よろしくお願い申し上げます」のように、『結びの挨拶文』を再び感謝の言葉で締めくくると良いでしょう。

名前や連絡先など署名する

返信の最後には、必ず名前や連絡先など個人情報を記入し署名をしてください。

文面の最後に署名することは、ビジネスメールのマナーです。

忘れずに署名しましょう。

面接日程確定メールの例文

面接日程確定メールの例文を見てみましょう。

 

 

面接日程確定メールに返信する際の注意点

面接日程確定メールに返信する際に、3つの注意点があります。

• なるべく早く返信する
• 企業の営業時間内に返信する
• Re:や本文は残したまま返信する

3つの注意点は、ビジネスメールのマナーです、一つ一つ確認していきましょう。

なるべく早く返信する

面接日程確定メールが届いたら、内容を熟読しなるべく早く返信してください。

決まり事ではありませんが、24時間以内に返信するように心がけましょう。

なるべく早くといっても、深夜と早朝、営業時間外を避けて返信するのがマナーです。

どうしても遅れてしまう場合は、一刻も早く返信するように心がけてください。

「返信が遅くなり、大変申し訳ございません」という一文を、必ず付け加えましょう。

企業の営業時間内に返信する

企業の営業時間内にメールを返信するなどの、送る時間の配慮が必要です。

時間外のメールは、プライベートな時間に仕事をお願いするようなもので、負担や迷惑をかけてしまいます。

そのため、基本的に仕事関連メールは、業務時間内に送ることが大切です。

休日にメールを送る行為は、営業時間外にメールを送る場合と同じように、相手のプライベート時間を奪う行為です。

必ず業務時間内に送るようにしてください。

Re:や本文は残したまま返信する

面接日程確定メールの返信は、Re:や本文は残したまま返信するのが基本です。

企業側のメール本文を消してしまうと、後で日程を確認したい時に探す手間がかかります。

なので、Re:や本文は残したまま返信することは、ビジネスメールのマナーの一つなのです。

面接日程確定後に日程を変更したいときはどうする？

面接日程確定後に日程を変更したいときは、予定が分かった時点で早めに企業に連絡をする必要があります。

マナーを守って日程変更を依頼しましょう。

面接日程確定後に日程を変更したいときの連絡方法を紹介します。

【面接の日時変更の連絡の流れ】

• 面接日に行けないことが分かった時点ですぐに連絡をする
• 件名に「面接日程変更のお願い」などと入れる
• 候補日をいくつか提示する
• 直前の変更になるなら電話連絡する

企業側は日時変更を申し出られることも想定内なので、変更の連絡が面接の合格不合格に関わることはありません。

なので、落ち着いて日程変更の依頼を速やかに行ってください。

面接日に行けないことが分かった時点ですぐに連絡を

面接日に行けないことが分かった時点ですぐに連絡をしてください。

連絡をする際、面接に伺えない理由を特に明記する必要はなく、「都合がつかないため」という理由で大丈夫です。

件名に「面接日程変更のお願い」などと入れる

件名に「面接日程変更のお願い」などと入れると、メールの内容がわかりやすくなります。

日時に関わる内容の場合は、文面が残るメールのほうが安心なので、文面をそのままにして件名に「面接日程変更のお願い」と記します。

候補日をいくつか提示する

日程変更をお願いする際は、候補日をいくつか提示するように努めましょう。

指定された日時を断るだけでは、企業の担当者も困ってしまいます。

直前の変更になるなら電話連絡する

直前の変更になるなら、必ず電話連絡をしてください。

メールだと伝わらない可能性があり、担当者に連絡がされないまま面接当日を迎える事態が推測されます。

企業側に迷惑をかけてしまいますので、確実に担当者に連絡ができる電話で、急ぎの用件は伝えましょう。

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面接日程確定メールには、必ず返信しましょう。

企業側が、今後の面接の調整をするために必要なメールです。

面接日程確定メールに返信しないと、今後の面接の予定が立てられず企業側に迷惑をかけてしまいます。

面接日程確定メールに返信する際の注意点をまとめますので確認してください。

上記の注意点は「ビジネスメールのマナー」なので、しっかり覚えておきましょう。

送信専用メールアドレスからのメールには、返信不要です。

送られてきたメールをよく読み、臨機応変に対応してくださいね。

面接日程確定メールへの返信の基本的な書き方は、『宛先』→【冒頭挨拶文】→『名乗る』→『本文』→『結びの挨拶文』→『署名』の流れで作成します。

また、どうしても都合が悪くなった時は、日程変更の連絡を速やかに行ってください。

前日遅くや当日の急な連絡は、確実に担当者に伝わるように電話で連絡しましょう。

一人一人がマナーを守ることで、スムーズに面接が行われます。

ビジネスマナーに自信がない方や、企業とのメールのやり取りに不安がある方は、ぜひ参考にして活用してください。